Raumreservation Stadt Zürich
Grün Stadt Zürich
Lukas Läderach Einzigartige Räume für Stadt und Bevölkerung
Grün Stadt Zürich (GSZ) pflegt nicht nur die städtischen Grünflächen — die Dienstabteilung vermietet auch ein vielseitiges Portfolio an Veranstaltungsräumen. Vom charaktervollen Forsthaus Waldegg über moderne Seminarräume bis hin zu grosszügigen Bildungs- und Gruppenräumen: Die Standorte bieten für Sitzungen, Schulungen, Workshops und Anlässe den passenden Rahmen.
Die Räumlichkeiten werden sowohl von städtischen Dienststellen intern genutzt als auch an externe Organisationen und Privatpersonen vermietet. Um dieses Angebot zeitgemäss zugänglich zu machen, brauchte es eine digitale Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Plattform der Stadt Zürich einfügt.
Ein Buchungsportal, das sich nahtlos einfügt
Die Herausforderung: Ein Self-Service-Buchungserlebnis schaffen, das den Anforderungen der Stadt Zürich an Sicherheit, Design und Benutzerfreundlichkeit gerecht wird — ohne eine Insellösung zu bauen.
Die Lösung: Ein massgeschneidertes Buchungsportal auf Basis der ROOMS-Plattform, vollständig eingebettet in die digitale Infrastruktur der Stadt. Die Anmeldung erfolgt über «Mein Konto», den zentralen Zugang zu den Online-Services der Stadt Zürich. Nutzerinnen und Nutzer benötigen keine separate Registrierung — wer bereits ein städtisches Konto besitzt, kann sofort Räume buchen. Das einheitliche Erscheinungsbild wird durch das Design System der Stadt Zürich sichergestellt, sodass das Portal als natürlicher Bestandteil des städtischen Online-Angebots wirkt.
Vom Raum bis zum Catering — alles in einem Schritt
Das Portal führt Buchende durch einen intuitiven Prozess. In der Raumübersicht werden alle verfügbaren Räume mit Fotos, Beschreibungen und Ausstattungsdetails dargestellt. Die Verfügbarkeit lässt sich wahlweise als Kalender- oder Listenansicht prüfen — mit Echtzeit-Daten.
Ein Highlight ist der integrierte Catering-Marktplatz: Direkt im Buchungsprozess können Verpflegungsoptionen mit Fotos und Preisen durchstöbert und zur Reservation hinzugefügt werden. Ebenso lassen sich Bestuhlung und Equipment konfigurieren. Der gesamte Ablauf — von der Raumsuche über die Konfiguration bis zur Bestätigung — funktioniert als durchgängiger Self-Service.
Zwei Welten, ein Portal
Das Buchungsportal bedient zwei unterschiedliche Nutzergruppen über denselben Kanal. Externe Nutzerinnen und Nutzer — Vereine, Unternehmen, Privatpersonen — buchen und erhalten eine Rechnung. Städtische Mitarbeitende melden sich per Single Sign-On an, und ihre Buchungen werden automatisch ihrer Kostenstelle zugeordnet.
Im Hintergrund sorgt die Anbindung an SAP dafür, dass Rechnungsdaten automatisch in die Finanzbuchhaltung fliessen. Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Art der Verrechnung unterscheiden sich je nach Nutzertyp — für die Buchenden bleibt der Prozess dabei gleich einfach.
Wirkung
Mit dem neuen Buchungsportal entfällt der manuelle Aufwand für Raumanfragen, Bestätigungen und Rechnungsstellung weitgehend. Die Räume von Grün Stadt Zürich sind rund um die Uhr online buchbar, die Auslastung transparenter und der gesamte Prozess für alle Beteiligten professioneller. Die Stadt Zürich bietet ihren Einwohnerinnen und Einwohnern damit ein zeitgemässes digitales Erlebnis — passend zur Qualität der Räume selbst.
ROOMS hat sich für die Bedürfnisse der Stadt Zürich als ideal skalierbare Plattform zur effizienten Bewirtschaftung von Ressourcen herausgestellt. Die Herausforderungen im vorliegenden Projekt von Grün Stadt Zürich bestanden in der Anbindung der Lösung an die städtische Systemumgebung (SAP, LDAP, «Mein Konto») und die nahtlose Einbindung des neuen Buchungsportals in den Webauftritt der Stadt Zürich – dies unter Einhaltung sämtlicher städtischer Sicherheitsvorgaben. Die Mitarbeitenden der microfast AG haben dabei einen hervorragenden Job gemacht; so ist zum Beispiel die «Weiche» für die unterschiedlichen Methoden zur Authentifizierung interner Mitarbeitender und externer Kundschaft eine grosse Erleichterung, da sich auf diese Weise alle über dieselbe URL anmelden können. Auch die nun rund um die Uhr verfügbare Möglichkeit einer Buchung bei gleichzeitiger Transparenz über die Verfügbarkeit der Ressourcen macht unsere Angebote für die Buchenden attraktiver und selbsterklärend. Und letztlich entlastet die automatisierte Verrechnung aus dem SAP unsere Mitarbeitenden von unnötigem administrativem Aufwand. An der microfast AG schätze ich insbesondere das professionelle Release-Management und die Kreativität, auch in einem komplexen Umfeld immer wieder eine passende Lösung zu finden.
Lukas Läderach
Tech Strategist | Code Creator | DIY-King
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