Besuchermanagement-Software

Besuchermanagement professionell & sicher.

Von der Einladung bis zum Check-out: Digitales Besuchermanagement, das Ihre Gäste beeindruckt und Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt.

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1'100+
Standorte
150'000+
Benutzer
35+
Kunden
Swiss
Made
Besucher-Lifecycle

Der digitale Besucherprozess

3V ROOMS bildet den gesamten Besucherprozess digital ab — von der Einladung über den Self-Check-in bis zur automatischen Datenlöschung.

01

Einladung

Besucher werden direkt aus Outlook eingeladen. Sie erhalten automatisch eine Einladung mit QR-Code, Anfahrtsbeschreibung und Hausvorgaben.

02

Self-Check-in

Am Empfang scannen Gäste ihren QR-Code an einem Tablet oder Kiosk. Registrierung in Sekunden — der Gastgeber wird automatisch benachrichtigt.

03

Hosting

Digitale Wegweisung führt Gäste zum richtigen Raum. Catering und Services sind bereits organisiert. Alles läuft reibungslos.

04

Check-out

Automatischer oder manueller Check-out. Besuchsdaten werden nach definiertem Zeitraum DSGVO-konform gelöscht.

Szenarien

Besuchermanagement in der Praxis

Szenario 01

Kundenbesuch empfangen

Ein Vertriebsmitarbeiter lädt Kunden über Outlook ein. Die Gäste erhalten automatisch QR-Code und Anfahrtsbeschreibung. Am Empfang: Scan, Check-in, fertig. Der Gastgeber wird per Teams-Nachricht informiert.

Szenario 02

Grossveranstaltung managen

Ein Unternehmen organisiert eine Konferenz mit 80 Teilnehmenden. Batch-Einladungen werden verschickt, Kiosk-Terminals am Eingang bereitgestellt. Die Empfangsliste zeigt in Echtzeit, wer bereits da ist.

Szenario 03

Compliance-Audit bestehen

Ein Datenschutzbeauftragter prüft die Besucherdaten. 3V ROOMS liefert lückenlose Protokolle: automatische Löschungen, digitale NDAs und zeitlich begrenzter Zutritt — alles revisionssicher dokumentiert.

Vorteile

Warum digitales Besuchermanagement?

DSGVO-konform

Automatische Datenlöschung, digitale NDAs und revisionssichere Protokollierung.

Professioneller Empfang

Willkommensbildschirme, gebrandete Einladungen und nahtloser Check-in hinterlassen einen starken ersten Eindruck.

Catering integriert

Getränke, Menüs und Sonderwünsche direkt bei der Raumbuchung bestellen.

Zutrittskontrolle

Besucherbadges, zeitlich begrenzter Zutritt und Evakuierungslisten — alles automatisch.

Integrationen

Nahtlos eingebettet in Ihre Infrastruktur

3V ROOMS verbindet sich mit den Systemen, die Sie bereits nutzen — für einen durchgängigen Besucherprozess ohne Medienbrüche.

Outlook & Teams

Besuchereinladungen direkt aus Outlook erstellen. Gastgeber werden per Teams-Nachricht benachrichtigt, sobald der Gast eincheckt. Kalender und Besucherliste bleiben synchron.

Zutrittssysteme

Anbindung an gängige Zutrittskontrollsysteme. Besucher erhalten buchungsbasiert Zutritt — zeitlich und räumlich begrenzt, per QR-Code, Badge oder Smartphone.

Digital Signage

Willkommensbildschirme, Wegweisung und Raumbelegung auf Lobby-Displays und Türschildern — zentral gesteuert, automatisch aktualisiert.

Branchenlösungen

Pharma

Raummanagement für Pharma und Life Sciences — Anbindung an Zutrittssysteme, Besucherverwaltung und Buchungskoordination.

Industrie

Raum- und Besucherverwaltung für Industrieunternehmen — Sicherheit, globale Standorte und Produktionsumfeld.

Finanzen

Workspace Management für Banken und Versicherungen — Desk Sharing, Compliance und sichere Besucherverwaltung.

Gesundheitswesen

Raummanagement für Spitäler und Kliniken — Besprechungsräume, OP-Planung und Besucherverwaltung unter einem Dach.

Verwandte Themen

Raumbuchung

Räume suchen, buchen und verwalten.

Konferenzraum-Buchung

Equipment und Catering mitbuchen.

Desk Sharing

Arbeitsplätze flexibel buchen.

Zutrittssysteme

Badge-Zutritt und Besucherkontrolle.

FAQ

Häufige Fragen

Ist das Besuchermanagement DSGVO-konform?
Ja. 3V ROOMS speichert Besucherdaten nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt. Automatische Löschregeln stellen sicher, dass Daten nach dem definierten Zeitraum entfernt werden. Gäste können digitale NDAs unterzeichnen, und alle Zutrittsereignisse werden revisionssicher protokolliert.
Wie funktioniert der Self-Check-in?
Besucher erhalten vorab eine Einladung mit QR-Code per E-Mail. Am Empfang scannen sie den Code an einem Tablet oder Kiosk-Terminal. Die Registrierung ist in Sekunden abgeschlossen und der Gastgeber wird automatisch benachrichtigt — per Push, E-Mail oder Microsoft Teams.
Können Besucherdaten automatisch gelöscht werden?
Ja. In 3V ROOMS lassen sich automatische Löschregeln konfigurieren. Besuchsdaten werden nach einem definierten Zeitraum (z.B. 30 Tage nach dem Besuch) automatisch und unwiderruflich entfernt. Das System protokolliert die Löschung für die Compliance-Dokumentation.
Kann 3V ROOMS mit bestehenden Zutrittssystemen verbunden werden?
Ja. 3V ROOMS bietet Schnittstellen zu gängigen Zutrittskontrollsystemen. Besucher erhalten buchungsbasiert Zutritt — zeitlich und räumlich begrenzt, per QR-Code, Besucherbadge oder Smartphone. Nicht autorisierte Bereiche bleiben gesperrt.
Wie skaliert 3V ROOMS bei Grossveranstaltungen?
3V ROOMS unterstützt Batch-Einladungen per CSV-Import und Kiosk-Terminals für den parallelen Check-in mehrerer Gäste. Die Empfangsliste zeigt in Echtzeit, wer bereits registriert ist. So lassen sich Konferenzen, Messen und Firmenanlässe mit Hunderten von Teilnehmenden effizient abwickeln.

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