Häufige Fragen
zu 3V ROOMS.

Desk Sharing bedeutet, dass Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen, sondern flexibel gebucht werden. Mit 3V ROOMS reservieren Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz vorab aus Outlook, der Mobile App oder per QR-Code vor Ort. Interaktive Gebäudepläne zeigen in Echtzeit, welche Plätze verfügbar sind.

Ja. Das 3V ROOMS Outlook Add-In ermöglicht die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen direkt aus dem Outlook-Kalender — ohne Systemwechsel. Serienbuchungen und alternative Vorschläge bei Belegung werden ebenfalls unterstützt.

3V ROOMS nutzt einen Check-in-Timer: Wer sich nicht innerhalb von 15 Minuten per QR-Code, App oder Sensor eincheckt, verliert die Buchung automatisch. Der Platz wird sofort für andere Mitarbeitende freigegeben.

Ja. 3V ROOMS ist tief in das Microsoft-365-Ökosystem integriert. Buchungen synchronisieren sich bidirektional mit Outlook, Teams-Links werden automatisch zu hybriden Meetings hinzugefügt, und die Authentifizierung erfolgt über Azure AD.

Gäste erhalten vorab einen QR-Code per E-Mail. Am Empfang scannen sie diesen an einem Tablet oder Kiosk-Terminal und sind in Sekunden registriert. Der Gastgeber wird automatisch per Push-Nachricht oder Teams-Meldung benachrichtigt.

Ja. Bei der Raumbuchung aus Outlook können Menüs, Getränke und Sonderwünsche direkt mitbestellt werden. Das Serviceteam sieht alle Bestellungen auf einem Tages-Dashboard, sortiert nach Zeit und Raum.

Ja. Besuchsdaten werden nur für den definierten Zweck gespeichert und können automatisiert gelöscht werden. Gäste können vor dem Betreten digitale NDAs unterschreiben. Alle Zutrittsereignisse werden lückenlos protokolliert und sind DSGVO-konform exportierbar.

3V ROOMS unterstützt gängige Display-Hardware verschiedener Hersteller — von einfachen Tablets über Türschilder bis hin zu Lobby-Displays. Die Inhalte (Willkommensscreens, Wegweisung, Raumbelegung) werden zentral über die Web-Plattform gesteuert.

3V ROOMS unterstützt die Anbindung gängiger Drittanbieter-Sensoren wie PIR-Sensoren, Radar-Sensoren und Personen-Zählsensoren. Die Integration erfolgt über offene Schnittstellen, sodass bestehende Sensorinfrastruktur weiterverwendet werden kann.

Ja. 3V ROOMS bietet Schnittstellen zu gängigen Zutrittskontrollsystemen. Buchungsbasierter Zutritt bedeutet, dass Türen sich nur für Personen öffnen, die eine gültige Buchung haben — zeitlich und räumlich begrenzt, per QR-Code, PIN oder Smartphone.

3V ROOMS erkennt anhand von Buchungsdaten und optionaler Sensoranbindung, welche Räume tatsächlich genutzt wurden. Reinigungsaufträge werden automatisch nur für diese Räume erstellt. Das Serviceteam sieht die Aufträge auf dem Smartphone und kann den Status in Echtzeit aktualisieren.

3V ROOMS liefert Auslastungsberichte pro Raum, Etage oder Gebäude — täglich, wöchentlich oder auf Knopfdruck. Dazu kommen Trendanalysen, Kostenzuordnung pro Abteilung, Heatmaps und automatisierte Reports per E-Mail. Daten können als CSV, PDF oder via REST API in BI-Tools exportiert werden.

Die Kosten hängen von der Anzahl verwalteter Ressourcen und den gewählten Modulen ab. 3V ROOMS wird standardmässig als SaaS betrieben und bietet ein modulares Preismodell — Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen. Eine individuelle Offerte erhalten Sie auf Anfrage.

Mit 3V ROOMS können Sie sämtliche Ressourcen buchen: Sitzungszimmer, Konferenzräume, Arbeitsplätze, Parkplätze, Fahrzeuge, Equipment und mehr. Die Ressourcentypen sind frei konfigurierbar und lassen sich an Ihre Gebäudestruktur anpassen.

Das 3V ROOMS Outlook Add-In integriert sich nahtlos in den Outlook-Kalender. Sie suchen einen passenden Raum nach Kriterien wie Grösse, Standort und Ausstattung, buchen ihn direkt im Termin und erhalten eine Bestätigung im Kalender. Auch Serienbuchungen und Stellvertreterbuchungen werden unterstützt.

3V ROOMS kombiniert Check-in-Timer mit optionaler Sensoranbindung. Wird ein Raum nicht innerhalb der konfigurierten Frist eingecheckt, wird die Buchung automatisch storniert und der Raum freigegeben. Auswertungen zeigen, welche Abteilungen häufig No-Shows verursachen.

3V ROOMS liefert Auslastungsberichte pro Raum, Etage oder Gebäude — täglich, wöchentlich oder auf Knopfdruck. Dazu kommen No-Show-Auswertungen, Kostenzuordnung pro Abteilung, Heatmaps und automatisierte Reports per E-Mail. Daten können als CSV, PDF oder via REST API in BI-Tools exportiert werden.

Hot Desking bedeutet, dass Arbeitsplätze komplett nach dem Prinzip 'first come, first served' vergeben werden — ohne Reservierung. Desk Sharing dagegen erlaubt die Vorab-Buchung von Arbeitsplätzen. 3V ROOMS unterstützt beide Modelle und ermöglicht zusätzlich feste Zonen für Teams oder Abteilungen.

Nein, Sensoren sind optional. 3V ROOMS funktioniert auch ohne Hardware — über Check-in per QR-Code, App oder manuell. Sensoren (PIR, Radar) ergänzen das System, indem sie die tatsächliche Belegung automatisch erkennen und No-Shows noch zuverlässiger auflösen.

3V ROOMS nutzt einen konfigurierbaren Check-in-Timer. Wer sich nicht innerhalb der definierten Frist (z.B. 15 Minuten) eincheckt, verliert die Buchung automatisch. Der Arbeitsplatz wird sofort für andere Mitarbeitende freigegeben. Optional erkennen Sensoren, ob ein Platz tatsächlich belegt ist.

Ja. 3V ROOMS unterstützt Teamzonen, in denen bestimmte Arbeitsplätze für definierte Teams oder Abteilungen priorisiert werden. Ausserhalb der Kernzeiten stehen diese Plätze allen Mitarbeitenden zur Verfügung — so bleibt die Flexibilität erhalten.

Ja. 3V ROOMS speichert Besucherdaten nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt. Automatische Löschregeln stellen sicher, dass Daten nach dem definierten Zeitraum entfernt werden. Gäste können digitale NDAs unterzeichnen, und alle Zutrittsereignisse werden revisionssicher protokolliert.

Besucher erhalten vorab eine Einladung mit QR-Code per E-Mail. Am Empfang scannen sie den Code an einem Tablet oder Kiosk-Terminal. Die Registrierung ist in Sekunden abgeschlossen und der Gastgeber wird automatisch benachrichtigt — per Push, E-Mail oder Microsoft Teams.

Ja. In 3V ROOMS lassen sich automatische Löschregeln konfigurieren. Besuchsdaten werden nach einem definierten Zeitraum (z.B. 30 Tage nach dem Besuch) automatisch und unwiderruflich entfernt. Das System protokolliert die Löschung für die Compliance-Dokumentation.

Ja. 3V ROOMS bietet Schnittstellen zu gängigen Zutrittskontrollsystemen. Besucher erhalten buchungsbasiert Zutritt — zeitlich und räumlich begrenzt, per QR-Code, Besucherbadge oder Smartphone. Nicht autorisierte Bereiche bleiben gesperrt.

3V ROOMS unterstützt Batch-Einladungen per CSV-Import und Kiosk-Terminals für den parallelen Check-in mehrerer Gäste. Die Empfangsliste zeigt in Echtzeit, wer bereits registriert ist. So lassen sich Konferenzen, Messen und Firmenanlässe mit Hunderten von Teilnehmenden effizient abwickeln.

Ja. Bei der Raumbuchung können Sie Equipment wie Videokonferenz-Systeme, Beamer, Mikrofone oder Whiteboards direkt mitbuchen. 3V ROOMS zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit und reserviert die Geräte automatisch für den gebuchten Zeitraum.

Ja. 3V ROOMS unterstützt digitale Türschilder verschiedener Hersteller. Die Displays zeigen den aktuellen Belegungsstatus, kommende Buchungen und ermöglichen spontane Ad-hoc-Buchungen direkt vor dem Raum. Die Inhalte werden zentral verwaltet.

Sie erstellen einen Termin in Outlook und nutzen das 3V ROOMS Add-In, um einen passenden Konferenzraum zu suchen. Filter nach Standort, Grösse, Ausstattung und Verfügbarkeit liefern sofort Vorschläge. Nach der Buchung wird der Raum im Termin bestätigt und auf dem Türschild angezeigt.

Bei der Buchung eines Konferenzraums erstellt 3V ROOMS automatisch einen Microsoft Teams-Link und fügt ihn dem Outlook-Termin hinzu. Remote-Teilnehmende und Vor-Ort-Kollegen sind sofort verbunden. Videokonferenz-Equipment wie Kameras und Mikrofone kann direkt mitgebucht werden.

3V ROOMS nutzt einen konfigurierbaren Check-in-Timer. Erscheint niemand innerhalb der definierten Frist, wird die Buchung automatisch freigegeben. Der Raum steht sofort für andere Teams zur Verfügung. Optional erkennen Belegungssensoren, ob ein Raum tatsächlich genutzt wird.